Успішний бізнес у сфері торгівлі — це не лише вміння продати товар. Це ще й вміння керувати фінансами, аналізувати показники та приймати рішення. Один із ключових інструментів, який допомагає підприємцю бачити справжню картину фінансового стану бізнесу — це звіт про прибутки та витрати, або звіт P&L (Profit and Loss).
Що таке звіт «Прибутки та витрати» (P&L)?
P&L — це документ, який показує, скільки грошей бізнес заробив, скільки витратив і який прибуток (або збиток) отримав за певний період. Простими словами, він відповідає на головне питання підприємця: «Скільки мій бізнес насправді заробив?». Цей звіт бере всі Ваші доходи за місяць і віднімає від них абсолютно всі витрати — від собівартості товарів до оренди й зарплат. Те, що залишилося наприкінці, і є Ваш чистий прибуток або збиток.
Це не просто звіт про гроші, це звіт про ефективність роботи підприємства.
Чому P&L — це головний фінансовий інструмент для власника бізнесу?
Цей звіт показує реальний прибуток, а не просто рух грошей.
Головне завдання звіту P&L — показати реальну прибутковість бізнесу за певний період. Він демонструє фінансовий результат, очищений від усіх супутніх витрат. Наприклад, за місяць Ваш дохід від продажу товарів міг скласти 100 000 грн. Однак після вирахування собівартості товарів та всіх витрат (навіть тих, оплата за якими ще не відбулася), чистий прибуток може становити лише 5 000 грн. Саме звіт «Прибутки та витрати» продемонструє ці реальні показники.
Звіт «Прибутки та витрати» виявляє проблемні зони.
Звіт P&L допомагає відповісти на головні питання: «Куди насправді йдуть гроші?», «Чи не забагато я витрачаю на доставку?», «Чи не з’їдає реклама весь прибуток?».
Він збирає всі Ваші витрати — від оренди до комісії банку — в одному місці. А за допомогою інтегрованого Звіту по витратам Ви одразу бачите, які статті витрат є невиправдано великими або зростають від місяця до місяця. Це дозволяє вчасно знаходити «чорні діри» у бюджеті та приймати рішення щодо їх скорочення.
Дає можливість планувати та аналізувати
Маючи перед очима фінансові результати, легше планувати: запуск нових точок, зміну постачальників, зміну цін чи акцій.
Допомагає підготуватися до залучення інвестицій чи кредиту
Жоден інвестор або банк не сприймає серйозно бізнес, який не може показати свою фінансову ефективність. Звіт P&L — це обов’язковий елемент фінансової звітності.
P&L та Cash Flow
Важливий момент: P&L демонструє прибутки, а не рух грошей. Багато підприємців-початківців роблять одну й ту саму помилку: вони дивляться на залишок грошей на рахунку і думають, що це і є прибуток. Це не так. Звіт P&L показує саме прибутковість, а не рух коштів.
Давайте розглянемо на простому прикладі:
У серпні Ви продали клієнту партію товару на 100 000 грн з відстрочкою платежу на 30 днів. Собівартість цього товару — 60 000 грн.
У звіті за серпень буде відображено дохід у 100 000 грн і собівартість у 60 000 грн. Ваш валовий прибуток за цією угодою складає 40 000 грн, і це буде видно вже у серпні, бо саме тоді відбувся продаж.
Що з грошима? Реальні гроші будуть зараховані лише у вересні. Звіт про рух коштів(Cash Flow) покаже надходження 100 000 грн саме у вересні, а P&L показав прибуток ще у серпні.
Як сформувати P&L: ручний метод в Excel vs. автоматизація в DNTrade
Ведення P&L в Excel потребує значних зусиль і часу, а також має високий ризик людських помилок. Процес вимагає вручну зібрати всі фінансові дані за період (продажі, закупівлі, зарплати, витрати) та систематизувати їх у таблиці за відповідними категоріями, використовуючи формули для підрахунку підсумків. Навіть одна неточність у цифрах чи формулі може повністю спотворити фінансовий результат. Головні недоліки — це великі витрати часу, високий ризик помилок та постійне запізнення звіту. Через це Ви приймаєте рішення на основі вже неактуальних даних.
Хмарна система обліку DNTrade надає можливість сформувати P&L у будь-який момент, за необхідний період, у реальному часі, спираючись на актуальні дані, внесені в програму. Завдяки функціональному сегментуванню Ви можете переглядати звіт як загалом по бізнесу, так і по окремим магазинам чи групам магазинів. Завдяки інтегрованим іншим звітам, як-от «Валовий прибуток» та «Звіт по витратам», Ви можете деталізувати інформацію та зрозуміти, що саме сформувало звіт.
На відміну від ручного формування звіту в Excel, система DNTrade пропонує повністю автоматизований підхід. Це не лише значно спрощує процес, але й гарантує точність даних, роблячи аналіз фінансів ефективнішим.
Спробуйте безкоштовний тествовий період DNTrade та почніть контролювати фінанси вже сьогодні!
