Що таке касовий розрив? Це та сама неприємна ситуація, коли підприємству, незважаючи на прибутковість, не вистачає коштів на рахунку або в касі, щоб розрахуватися з поточними витратами. Ви бачите прибуток у звітах, але не можете використати його для виплати зарплат чи оренди, бо кошти “заморожені” в товарі або заборгованості клієнтів.
У цій статті ми детально розберемо, чому так відбувається, та покажемо, як назавжди позбутися цієї проблеми за допомогою програми обліку DNTrade.
Чому виникають касові розриви?
Чому ж компанія може бути прибутковою, але не мати коштів на поточні витрати? Аналізуючи це питання, можна виділити три основні фактори.
Розберемо детальніше кожен із них:
1. Хаос у взаєморозрахунках.
Ви надали відтермінування оплати клієнту та відвантажили велику партію товару? І прийшов час розрахуватися з постачальником, із яким співпрацюєте за стовідсотковою передоплатою? Одразу виникає касовий розрив. Ще більше можуть погіршити ситуацію менеджери, які надають значні знижки для закриття угод.
2. Неефективне управління складськими запасами.
- Замовили велику партію, бо постачальник дав знижку, а товар місяцями лежить на складі?
- Закупили сезонні товари, які розпродаються лише наполовину?
- Привезли партію під післяплату для клієнта, а він раптом викупив лише частину?
Кожен із цих випадків заморожує Ваші оборотні кошти, веде до касового розриву та створює дефіцит у бюджеті.
3. Помилки фінансового планування.
Відсутність повної фінансової картини бізнесу в реальному часі значно ускладнює керування підприємством. Без звіту Cash Flow (Рух коштів) неможливо відстежити, звідки фінанси приходять і куди вони зникають, що робить бізнес вразливим до раптового дефіциту.
Касовий розрив також наближають:
- Вилучення власниками обігових коштів компанії на власні потреби.
- Надмірний оптимізм — очікування, що всі клієнти завжди платять вчасно.
- Ігнорування дрібних витрат, які непомітно накопичуються.
Також причинами касового розриву можуть бути об’єктивні фактори, від яких ніхто не застрахований: наприклад, раптова поломка дорогого обладнання, втрата ключового клієнта чи різкі коливання курсу.
Cash Flow vs P&L: Чому прибуток не дорівнює грошам
Отже, ми розглянули причини виникнення касових розривів та згадали про основний інструмент контролю — Cash Flow (Рух коштів). Розглянемо детальніше, що це за звіт.
P&L — це звіт, який показує, скільки компанія заробила, скільки витратила і який прибуток (або збиток) отримала за певний період. Детальніше про цей звіт можете дізнатись у нашій статті за посиланням.
То чому прибуток не дорівнює коштам на рахунку?
Все просто: звіт P&L показує саме Ваші прибутки — наприклад, ті гроші, які в боргах клієнтів, а Cash Flow — фактичні гроші в касі чи на рахунку, якими Ви можете керувати просто зараз.
Використовуючи ці два звіти, Ви значно знижуєте вірогідність касових розривів.
Як DNTrade робить касові розриви неможливими?
Що ж, причини ми виявили, різницю між звітами розглянули. То як забути про касові розриви? Ми у DNTrade подбали про це і розробили інструменти, з якими управління фінансами стало значно легше.
Розглянемо покроково ключові можливості та продемонструємо, як саме DNTrade вирішує проблему касових розривів.
Контроль заборгованості контрагентів
Цей функціонал автоматизує управління дебіторською та кредиторською заборгованостями. Давайте коротко нагадаємо, що означають ці терміни:
Кредиторська заборгованість — це сума коштів, яку Ви винні іншим контрагентам, наприклад, постачальникам.
Дебіторська заборгованість — це гроші, які винні Вам за вже надані товари чи послуги.
Діє цей функціонал так:
Вам достатньо один раз налаштувати умови співпраці в картці контрагента, вказавши дозволену суму боргу та кількість днів на оплату. Під час створення накладної DNTrade автоматично підтягне планову дату оплати згідно з договором. За потреби її завжди можна коригувати вручну.
Якщо Ви увімкнете автоматичні сповіщення, програма надсилатиме внутрішнє, push- або Telegram-повідомлення про планову дату оплати. Це дає можливість легко відстежувати дати, контролювати власні зобов’язання та клієнтів із відтермінуванням платежів. Наша програма забирає на себе всю рутину і значно заощаджує Ваш час.
Крім того, якщо в договорі обрано Контроль кредиторської заборгованості і Ви перевищили дозволений ліміт, то під час створення наступного документа з’явиться попередження. Натиснувши на нього система переспрямує Вас на список накладних, які очікують на оплату. Це зручний спосіб тримати власні фінансові зобов’язання під контролем, та уникати надмірної заборгованості.
Якщо ж у договорі обрати Контроль дебіторської заборгованості, то є можливість заборонити створення продажів у випадку перевищення ліміту. При спробі створити документ продажу DNTrade заблокує продаж у борг до оплати попередніх накладних.
Саме це надійно захищає Ваш бізнес від касових розривів, заощаджує час та автоматизує роботу. Завдяки цьому комплексному рішенню Ви прибираєте людський фактор, вчасно збираєте свої гроші та ніколи не переплачуєте зайвого.
Автоматизована звітність
Як ми розглянули вище, друга найпопулярніша причина касових розривів — це кошти, заморожені у надмірній кількості товарів. Щоб уникнути такої ситуації, ми в DNTrade розробили звіт Залишки на складі та звіт Замовлення, який допомагає створити документ замовлення постачальнику по мінімальним залишкам товарів.
Як це захищає Ваші гроші?
Ви не купуєте товар великими партіями “за відчуттям”, чи через знижки від постачальників. Ви просто встановлюєте мінімальний залишок для кожної позиції. Коли товар на складі закінчується, формуєте звіт Замовлення, в якому система аналізує залишки і формує замовлення постачальнику рівно на ту кількість, яка потрібна для безперебійних продажів. Крім того, можна увімкнути автоматичні сповіщення про закінчення товару на складі! Як тільки залишок товару стане меншим за мінімальний, Ви одразу отримаєте сповіщення та зможете сформувати замовлення у постачальника.
Результат: Ви придбаєте лише ту кількість товарів, що буде реалізована найближчим часом. Ваші полиці ніколи не бувають порожніми, а обігові кошти залишаються на банківському рахунку.
Рух коштів та Прибутки та витрати
Два головних звіти бізнесу без ручного зведення в Excel чи самостійних прорахунків? Усе це автоматизовано в DNTrade. Потрібно проаналізувати витрати, проконтролювати менеджерів та відстежити рух готівки та безготівки?
Програма бере це на себе, що значно заощаджує Ваш час та дозволяє тримати під контролем усі процеси на підприємстві.
Перемикання між цими двома звітами відбувається лише одним кліком мишки. Маєте декілька магазинів і потрібно відстежувати показники по кожному окремо чи довільно групувати? Не проблема — наша система дозволяє і це! Детальніше читайте у нашій статті — Як автоматизувати мережу магазинів.
Крім того, для повного захисту Вашого бізнесу передбачені додаткові можливості: контроль дій персоналу, гнучке налаштування прав доступу, журнал подій тощо.
DNTrade — комплексне рішення для автоматизації бізнесу
Розглянувши причини касових розривів та методи їх усунення, можемо підкреслити: наша програма — це комплексне рішення. Заощаджуйте час, автоматизуйте процеси та тримайте руку на пульсі разом із DNTrade.
Спробуйте безкоштовний тестовий період DNTrade та уникайте касових розривів вже сьогодні!
