Прибутковість бізнесу – це комплексний процес, у якому ефективна робота команди відіграє таку ж важливу роль, як і правильна ринкова стратегія. Саме тому ефективний контроль персоналу в CRM стає не просто опцією, а необхідним інструментом для запобігання збиткам, що виникають через неконтрольовані дії всередині колективу.
Запізнення, некоректне консультування клієнтів та махінації з касою призводять до збитків та втрачених можливостей Вашого бізнесу. Сучасні програми обліку, як DNTrade, поєднують товарооблік та функціонал CRM, допомагаючи не просто контролювати персонал, а будувати прозорість і дисципліну. Це дає Вам, як керівнику, об’єктивні дані для справедливих і своєчасних рішень, що зміцнюють ефективність роботи та довіру в команді.
Навіщо контролювати персонал у магазині
Кожен підприємець знає, скільки зусиль іде на залучення клієнтів. Але що, як значна частина цього потенційного прибутку просто зникає через внутрішні процеси? Розглянемо типові проблеми у внутрішніх процесах:
- Порушення робочого графіка: запізнення та передчасне завершення роботи
Двадцять хвилин запізнення зранку або на п’ятнадцять хвилин раніше закритий магазин ввечері — кожне окреме порушення здається дрібницею. Але давайте порахуємо: якщо у вас троє співробітників, і кожен скорочує свій робочий день лише на 15-20 хвилин, за місяць це складається у понад 10 годин. Це значний час, який Ви оплатили, але протягом якого ваш бізнес не працював, не консультував клієнтів і, відповідно, не заробляв.
Ігнорування скриптів продаж та поганий сервіс
Клієнти приходять до Вашого бізнесу не лише за товаром, а й за якісним досвідом та увагою. Недбале обслуговування, ігнорування питань чи байдужість співробітника руйнують цей досвід, навіть якщо ваш продукт бездоганний. Одна помилка — некоректна консультація чи нехтування стандартами — може відштовхнути клієнта. Задоволений покупець рідко ділиться враженнями, але незадоволений розповість про свій негатив багатьом або залишить відгук в інтернеті, який відлякує десятки потенційних клієнтів. Такий збиток не лише б’є по репутації, а й значно перевищує витрати на впровадження контролю за роботою персоналу.
Нечесність — пряма загроза Вашому бізнесу
На відміну від помилок сервісу чи запізнень, нечесність — це свідоме завдання збитків бізнесу. Це пряма крадіжка, яка може проявлятися у кількох поширених схемах: від продажу товару «повз касу», коли ви втрачаєте і виручку, і сам товар, до прямого привласнення товару зі складу. Інший поширений тип шахрайства — маніпуляції в системі обліку. Наприклад, махінації зі знижками, коли продавець «дарує» ваш прибуток друзям або собі. Без належного контролю кожна з цих схем може існувати роками, завдаючи бізнесу колосальних збитків.
Кожна втрачена гривня через недбалість чи нечесність співробітника, зменшує чистий прибуток бізнесу. Наприклад, якщо продавець запізнився на зміну, клієнт, який чекав біля закритих дверей, пішов до конкурента, що призвело до втрати продажу та потенційного постійного покупця.
Які можливості контролю надає сучасна CRM-система
Сучасні CRM-системи, такі як DNTrade, пропонують потужні інструменти для автоматизації роботи та контролю персоналу. Наприклад, функція автоматичного табелювання фіксує робочий час співробітників через сканування авторизаційної картки або відкриття касової зміни. Це не лише спрощує облік робочого часу, а й полегшує роботу бухгалтерії при нарахуванні зарплати, забезпечуючи точність і ефективність без додаткових зусиль.
Інтеграція з Telegram, Facebook та Instagram дозволяє аналізувати, як співробітники дотримуються скриптів продажів і взаємодіють з клієнтами, виявляти слабкі місця та проводити цільове навчання персоналу. Поєднання консультаційних сервісів із програмою обліку підвищує ефективність роботи, прискорює обробку лідів і дає змогу керівнику перевірити, чи пропонувалися додаткові товари або послуги. Це сприяє покращенню сервісу, зростанню середнього чека та підвищенню задоволеності клієнтів.
Журнал подій — ключовий інструмент для контролю роботи співробітників. Він фіксує кожен вхід у програму, створення, редагування чи видалення документів, забезпечуючи надійний захист від шахрайства та недобросовісних дій. У нашій програмі логи дій зберігаються необмежений час, дозволяючи відтворити повну картину подій у разі маніпуляцій із касою чи інших порушень.
Як CRM дозволяє автоматизувати звітність
Головною перевагою CRM є не лише збір даних, а й їх перетворення на зручні звіти для прийняття рішень.
Функція контролю касових змін дозволяє власнику бізнесу переглядати автоматичні звіти по змінам, які показують рух коштів: суму готівки на початку зміни, внесення, продажі готівкою, безготівкою, сертифікатами чи бонусами, витрати (наприклад, на оплату постачальникам), повернення, залишок на кінець зміни, а також переміщення коштів у сейф. Функція автокорекції автоматично фіксує та виправляє помилки касира, допомагаючи швидко виявити проблемні місця чи потенційні шахрайські дії.
Ще однією важливою функцією нашої програми є автоматичний аналіз продаж і валового прибутку по кожному співробітнику. Такі звіти дозволяють оцінити, хто з менеджерів генерує найбільший дохід чи обсяг продажів, а кому потрібне додаткове навчання. Якщо зарплата залежить від відсотка обороту, система автоматично враховує дані співробітника та розраховує заробітну плату в модулі “Зарплата та кадри”, спрощуючи облік і економлячи час. Графічна аналітика дає змогу швидко переглядати та аналізувати дані в будь-який момент.
Перший і найважливіший крок до контролю: налаштування ролей
Найефективніший спосіб запобігти шахрайству чи помилкам — створити умови, за яких вони стають неможливими. Для цього в CRM-системі рекомендується створити окремі облікові записи для кожного працівника. Це підвищує безпеку даних і дозволяє відстежувати дії кожного співробітника в журналах подій.
DNTrade підтримує створення необмеженої кількості користувачів безкоштовно, що спрощує облік і контроль. Обов’язково налаштуйте систему ролей і розмежте права доступу: наприклад, касири не можуть змінювати ціни чи надавати великі знижки, а менеджери не мають доступу до даних про чистий прибуток. Наша програма пропонує гнучке налаштування ролей — від готових шаблонів до кастомізації відповідно до ваших потреб. Наприклад, менеджер може створювати видаткові накладні лише в деактивованому стані, які потім затверджує адміністратор. Такий підхід унеможливлює шахрайство та мінімізує помилки.
Практичні кейси: як DNTrade виявляє шахрайство
Кейс: Магазин розливного пива
Магазин розливного пива з високим попитом і значним товарообігом довгий час працював без ефективної системи обліку. Після впровадження програми та налаштування товарообліку власник виявив розбіжність: за даними програми, пиво закінчилося, хоча в магазині залишалося 50 літрів. Аналіз документів приходу та історії руху товару підтвердив коректність обліку, що спонукало власника переглянути записи з камер відеоспостереження за певний період. Перегляд показав, що касири недоливали пиво покупцям, а надлишок продавали повз касу, привласнюючи кошти. Завдяки DNTrade власник бізнесу оперативно виявив недобросовісних працівників і зупинив шахрайство, усунувши збитки.
Кейс: Продуктовий магазин
Продуктовий магазин із великим потоком покупців працював у програмі без розмежування прав доступу, дозволяючи касирам бачити денний виторг і здавати власнику відповідну суму готівки. Після впровадження DNTrade і обмеження доступу до даних про виторг у вікні касира власник помітив, що касири почали здавати значно більші суми, ніж показувала програма. Аналіз ситуації виявив, що касири систематично недодавали решту покупцям, накопичуючи значні суми через великий обсяг продажів. Впровадження контролю через DNTrade не лише усунуло махінації з касою, а й покращило якість обслуговування.
Кейс: Супермаркет
Супермаркет із широким асортиментом товарів використовував застарілу версію 1С, через що інвентаризації були складними, а повний переоблік проводився раз на декілька років. Після переходу на DNTrade власник провів загальну інвентаризацію, яка виявила значні розбіжності між даними 1С і фактичними залишками. Актуальні дані внесли в DNTrade, а зручний функціонал програми дозволив регулярно проводити інвентаризації по категоріям товарів. За два місяці виявили розбіжності по штучних товарах. Аналіз документів приходу підтвердив коректність обліку в програмі, що вказувало на продаж повз касу. Перегляд записів з камер відеоспостереження показав, що касирка свідомо не пробивала окремі поштучні товари з великих продуктових кошиків і не видавала чеки покупцям, привласнюючи різницю. Завдяки DNTrade власник оперативно виявив крадіжки та усунув збитки.
Висновок: CRM — це не лише облік, а й дисципліна
Впровадження CRM-системи — це не про тотальний нагляд, а про створення чесних та прозорих правил гри. Коли процеси автоматизовані, а дії фіксуються, дисципліна стає природною частиною робочого процесу. Це звільняє Вас від мікроменеджменту та дає змогу керувати на основі об’єктивних даних, а не здогадок.
Спробуйте безкоштовну пробну версію DNTrade, щоб взяти під контроль ключові процеси та перестати втрачати прибуток!
