Система ролей у програмі обліку є важливим інструментом управління, що забезпечує чіткий розподіл обов’язків та доступу до інформації серед користувачів. Керування доступами дозволяє контролювати, хто має можливість переглядати, змінювати, видаляти або додавати інформацію в системі обліку. Кожна роль визначає набір прав та можливостей для виконання конкретних завдань в програмі.
В даній статті допоможемо Вам розібратись, як розподілити ролі та надати права доступу користувачам в програмі обліку DNTrade, щоб забезпечити належне функціонування системи, захистити дані та ефективно управляти бізнесом або організацією. Адже неправильне призначення ролей та прав доступу може призвести до помилок, витоку інформації або несанкціонованих дій.
Основні аспекти:
1.Роль та права доступу користувачів.
Ролі визначають, які функції та дані будуть доступні користувачу в програмі DNTrade. Всі користувачі розподіляються на типи з урахуванням їхніх обов’язків і потреб у роботі із системою.
Суперадміністратор та Адміністратор мають найвищий рівень доступу. Адміністратори створюють та управляють іншими користувачами, визначають їхні ролі, налаштовують систему та мають доступ до всіх даних і функцій. Адміністратор може додавати і редагувати будь-якого користувача, крім суперадміна. Ще однією відмінністю його та суперадміністратора є те, що адмін немає доступу до вкладки Аналітика та до Налаштування програми. Але за потреби є можливість надати доступ до Аналітики.
Менеджер отримує доступ до інформації, що стосується клієнтів, продаж, угод, замовлень та рахунків. Може управляти клієнтською базою, також йому доступні основні звіти для контролю руху товарів та коштів.
Бухгалтер зазвичай має доступ до фінансової інформації, включаючи бухгалтерські документи, звіти, платежі, нарахування зарплати, проведення інвентаризації тощо. Окрім вкладки Користувачі.
Товарознавець має доступ до даних про запаси, розташування товарів на складі, надходження і відвантаження товарів. Доступ до створення та обробки замовлень на складі. Може проводити інвентаризацію, управляти рухом товарів на складі, створювати та друкувати документи на відвантаження. А також має доступ до звітів, які пов’язані з його роботою.
Касиру у програмі доступне Вікно касира. Він може здійснювати продаж товару за чеком та його повернення покупцем. Також продавати товар у борг та погашати заборгованість через вікно касира. При закритті зміни касир може робити переміщення готівки отриманої з продажів у сейф.
2. Можливості користувачів.
Доступи можна налаштувати індивідуально для кожного з користувачів. Саме власник вирішує доступ до яких даних та функцій може мати той чи інший співробітник. До прикладу, касиру є можливість надати доступ продавати товар в мінус та нижче мінімальної ціни, робити ручну знижку, змінювати ціни, як у вікні касира, так і у вкладці коригування цін, змінювати менеджера та ін. Але даному користувачу можна обмежити інформацію про організації, склади, підрозділи, каси, категорії клієнтів та типи цін.
Будь-якому із користувачів програми DNTrade у вкладці Інтерфейс – Розширені налаштування можна надати доступ на перегляд, створення та зміну будь-якої із чотирьох вкладок програми: Довідники, Документи, Звіти, Опції. У Документах можна не лише надати доступ на перегляд, створення та їх зміну, але й обмежити за періодами та користувачами. Період перегляду документів можна обмежити до 1 дня та дозволити створювати документи минулим періодом, або лише не проведені.
3. Контроль і аудит
Усі дії користувачів в системі DNTrade записуються, що дозволяє відслідковувати, хто і коли вносив зміни до даних. В журналі подій відображаються будь-які зміни в товарах, документах, цінах та навіть статуси документів. Це забезпечує прозорість і можливість проведення аудитів для виявлення помилок або підозрілих дій.
Загалом, правильно налаштовані ролі та можливості користувачів у DNTrade допомагають забезпечити ефективне управління процесами, захист даних, а також забезпечити чіткий розподіл відповідальності серед співробітників. Це дозволяє організаціям функціонувати безпечно і злагоджено, мінімізуючи ризики та забезпечуючи продуктивність. Переконайтесь наскільки легко управляти своїм бізнесом разом з Хмарною системою обліку DNTrade.
