Сучасний бізнес потребує ефективного товарного та складського обліку, щоб уникнути хаосу, помилок і зайвих витрат. Багато підприємців досі використовують Excel для обліку, вважаючи його простим і доступним інструментом. Однак Excel — це не система обліку, а лише табличний редактор, який не відповідає потребам сучасного магазину.У цій статті ми розберемо, чому не спеціалізовані інструменти більше не підходять для товарного обліку, і покажемо, яка альтернатива Excel для обліку найкраще відповідає потребам бізнесу.
1. Excel — не система обліку, а лише табличний редактор
Excel створений для роботи з таблицями та базовими обчисленнями, але не підходить для комплексного товарного обліку. Він не забезпечує структурованого управління залишками, категоріями чи автоматичного оновлення даних. Ручне введення інформації ускладнює облік і підвищує ризик помилок, особливо для бізнесів із великим асортиментом.
Сучасні програми для обліку товарів, такі як DNTrade, пропонують гнучкі інструменти та спеціалізовані документи для товарообліку, що значно простіше та ефективніше за Excel.
2. Людський фактор: помилки, які дорого коштують
Ручне введення даних у Excel часто призводить до помилок: неправильних цін, дублювання записів чи втрати інформації. Такі неточності можуть спричинити нестачу товару на складі, фінансові втрати або незадоволення клієнтів. Системи обліку товарів зменшують вплив людського фактора завдяки автоматизації та перевірці даних, забезпечуючи точний складський облік.
Наприклад, DNTrade забезпечує зручне управління номенклатурою товарів, гнучке заповнення карток товарів (зображення, описи, модифікації тощо) і точний облік залишків, що зводить помилки до мінімуму. Гнучка, та кастомізована система розмежування прав доступу зменшує ймовірність помилок через людський фактор.
3. Відсутність автоматизації та контроль змін
Excel не підтримує автоматичне оновлення залишків після продажів чи поставок, а також не фіксує, хто і коли вносив зміни. Це ускладнює відстеження історії операцій і контроль за діями працівників.
DNTrade, як ефективна альтернатива Excel для обліку, забезпечує автоматизацію, функції контролю та журнал подій. Автоматичне списання залишків після продажів, інвентаризації та розширені документи товарообліку підтримують актуальність складських даних і дозволяє генерувати зручні звіти для управління бізнесом. Журнал подій відстежує всі дії користувачів, допомагаючи швидко виявляти й виправляти помилки, що робить DNTrade значно кращим рішенням порівняно з Excel.
4. Обмежені можливості для роботи в команді
Excel не підходить для одночасної роботи декількох користувачів. Спільний доступ до файлів часто призводить до конфліктів версій, втрати даних чи плутанини. Хмарний облік у спеціалізованих програмах дозволяє команді працювати одночасно, синхронізуючі дані в реальному часі, що критично важливо для магазинів із кількома працівниками чи точками продажу.
Система DNTrade дозволяє налаштувати роботу так, щоб ваші колеги та працівники працювали ефективніше. Хмарний доступ із будь-якого пристрою забезпечує можливість контролювати й перевіряти роботу працівників, переглядати звіти та виконувати будь-які дії в програмі в будь-який час. Функція завдань дає змогу створювати кастомізовані завдання для працівників, а приватні або групові чати сприяють зручній комунікації без відволікання від роботи.
5. Немає інтеграцій з касами, ПРРО, онлайн-магазинами
Excel не інтегрується з касовими апаратами, програмними РРО чи маркетплейсами, що ускладнює обробку продажів і фіскалізацію. Сучасні системи обліку товарів пропонують інтеграцію з обладнанням (сканери, ваги, термінали) та платформами, як-от Prom чи Хорошоп, забезпечуючи безперебійну роботу бізнесу.
Наприклад, DNTrade підтримує інтеграцію з обладнанням, як-от сканери, ваги та платіжні термінали, що значно прискорює продажі, підвищує задоволеність клієнтів і ефективність працівників. Інтеграція з маркетплейсами та сайтами дає змогу зберігати всю інформацію в одній програмі, що спрощує обробку замовлень клієнтів і сприяє зростанню прибутків вашого бізнесу.
6. Безпека даних під питанням
Файли Excel вразливі до втрати через технічні збої, вразливість фізичних носіїв, віруси чи випадкове видалення. Вони також не дозволяють налаштувати розмежування прав доступу для різних користувачів. Хмарні системи обліку гарантують безпеку даних завдяки шифруванню, резервному копіюванню та гнучким налаштуванням доступу.
Наша програма — це хмарна система, яка надійно зберігає ваші дані на наших серверах, захищаючи їх від видалення чи втрати. Резервне копіювання забезпечує відновлення даних у разі помилки, а гнучке налаштування прав доступу користувачів зменшує їх ймовірність.
7. Що краще працює замість Excel для магазину
Спеціалізовані програми для обліку товарів — це ефективна альтернатива Excel для обліку. Вони пропонують автоматизацію, інтеграцію з обладнанням і платформами, безпечне зберігання даних і зручний інтерфейс. Такі системи дозволяють оптимізувати складський облік, підвищити точність і прискорити роботу магазину.
DNTrade — зручна та інтуїтивно зрозуміла альтернатива Excel для обліку, яка підтримує імпорт файлів Excel, що дозволяє швидко перенести дані та розпочати роботу. Доступна ціна та широкий функціонал програми забезпечують очевидну перевагу над Excel. Інтеграція з ПРРО, сайтами, маркетплейсами та надійний захист даних роблять систему вигідним рішенням.
Спробуйте безкоштовний демо-період DNTrade уже сьогодні!
