Фіскалізація чеків може бути простою та швидкою, навіть якщо у Вас складний облік, декілька ФОПів чи ТОВ і різні канали продажів. Часто підприємці стикаються з проблемою: сервіси ПРРО чудово фіскалізують чеки, але зовсім не підходять для повноцінного управління бізнесом. Доводиться працювати у двох програмах одночасно.
Ми в DNTrade вирішили цю проблему. Завдяки інтеграції з Checkbox Ви працюєте в одній професійній програмі, яка поєднує POS – вікно касира, складський облік та CRM для онлайн-замовлень. Без дублювання роботи та стрибків між вкладками — як для роздрібних продажів, так і для інтернет-замовлень.
У цій статті ми крок за кроком розберемо всі можливі варіанти фіскалізації чеків у системі. Отже, переходимо до першого з них — швидкого продажу у Вікні касира.
Роздрібні продажі: фіскалізація чеків у Вікні касира
Будь-яка робота з касами починається з налаштувань. Для Вашої зручності ми зробили цей процес максимально легким та швидким. Щоб формувати фіскальні чеки, Вам достатньо підключити інтеграцію з ПРРО Checkbox. Ми не будемо заглиблюватись у технічні деталі, скажемо лише головне: підключення однієї каси займе не більше 5-7 хвилин. Детальну інструкцію щодо налаштування Ви можете знайти за посиланням, а якщо виникнуть запитання — напишіть у підтримку, і ми допоможемо все налаштувати.
Отже, Checkbox підключено — час пробивати перший фіскальний чек. Для касира цей процес нічим не відрізняється від звичайного продажу. У Вікні касира Ваш менеджер просто додає товари, за потреби обирає клієнта з бази та проводить оплату. Головна перевага в тому, що прямо з програми автоматично сформується та надрукується фіскальний чек, який буде миттєво переданий у Checkbox. Крім того, Ви можете обрати назву оплати відповідно до того, як саме з Вами розрахувався клієнт (наприклад: ЕПЗ, LiqPay або MonoPay). З повним списком доступних способів оплати можна ознайомитись за посиланням.
А що робити, якщо клієнт купує товар у борг?
Інколи трапляються ситуації, коли клієнт купує в борг, робить передоплату або післяплату. Ми реалізували і такий варіант. Обов’язковою умовою є реєстрація клієнта в програмі для майбутнього погашення.
Продаж відбувається так: касир додає товари в чек, обирає існуючого клієнта чи створює нового та вмикає функцію боргу. Після цього потрібно внести суму передоплати. Зауважимо, що мінімальна сума становить 0.01 грн. Після проведення оплати у Вас буде надруковано фіскальний чек передоплати.
А як погасити заборгованість? Касир обирає пункт погашення заборгованості, знаходить потрібного клієнта та обирає, який саме чек потрібно погасити. У списку одразу буде видно дату чека — це суттєво зменшує ймовірність помилок. Для погашення касир просто вказує суму та обирає спосіб розрахунку: готівкою чи карткою.
І це ще не все! Крім повного погашення заборгованості, Ви можете створити ще один чек передоплати. Це дуже зручно використовувати, коли оплата за товари чи послуги надходить декількома частинами.
Як працює каса, коли в одному бізнесі поєднані декілька ФОПів?
Сучасний бізнес часто будується на партнерстві. Уявіть супермаркет: один ФОП реалізує продукти та власну випічку, а інший займається продажем алкоголю та цигарок. Для покупця це єдиний торговий зал, але юридично — це різні суб’єкти господарювання, які об’єдналися, щоб надати клієнту весь асортимент в одному місці.
Для Вашої зручності ми розробили декілька сценаріїв налаштування:
- Спільна каса — автоматичне розділення фіскальних чеків на одному комп’ютері.
- Дві окремі каси — для різних робочих місць.
Один чек на два ФОПи: як працює автоматичний розподіл фіскальних чеків
Повертаючись до прикладу із супермаркетом: це ідеальне рішення, коли касир пробиває підакцизний алкоголь та звичайні продукти в один кошик. Для налаштування розділення Ви підключаєте ПРРО Checkbox для кожного підприємця, а в налаштуваннях товарів вказується, яка категорія якому ФОПу належить. Далі все відбувається автоматично: касир натискає кнопку оплати, а програма сама розділяє товари та друкує два фіскальні чеки.
Спільний бізнес: як об’єднати аналітику та залишки партнерів
Ключовою перевагою DNTrade є можливість налаштувати структуру бізнесу під Ваші потреби. Наприклад, у супермаркеті працюють два ФОПи, але власники-партнери хочуть бачити загальні показники продажів та єдиний склад. Ви можете створити в системі Головну організацію (весь Ваш супермаркет) та прив’язати до неї дочірні компанії (ФОПів-партнерів). Завдяки цьому каса і чеки працюють окремо для податкової, але власники бачать єдиний склад, спільні залишки та загальну аналітику продажів у реальному часі.
А якщо партнерам не потрібен спільний склад?
Жодних проблем. Ви просто створюєте дві незалежні організації в системі. Касир так само може пробивати товари в один чек, який буде автоматично розділятися, але фінанси та складські залишки будуть вестися повністю ізольовано — у розрізі кожної компанії.
Підсумуємо головну перевагу цього методу: система поєднує все в одному робочому місці касира. Ніякого перемикання між вкладками чи акаунтами. Одне вікно, один сканер, один клік для оплати — і два фіскальних чека готові.
Класичний підхід: дві окремі каси замість спільного вікна
Уявимо будівельний магазин: один ФОП реалізує фарби та матеріали, а інший займається продажем електроінструменту. Партнери поєднали свій бізнес в одному фізичному магазині зі спільним складом та залишками, але з двома різними напрямками. У такому форматі фіскалізація чеків відбувається на двох окремих касах, створених у програмі та підключених до ПРРО Checkbox.
Є два варіанти роботи:
- Якщо фізично це один комп’ютер — касир видає два фіскальні чеки, просто перемикаючись між вкладками ФОПів.
- Якщо це два різні робочі місця — кожен продавець працює за власним комп’ютером у своїй касі.
Підсумок цього формату: бізнес спільний, залишки загальні, а ось фіскалізація продажів розділена на кожного з ФОПів.
Масштабування бізнесу: облік та фіскалізація для мережі магазинів із різними ФОПами
Що робити, коли бізнес росте та масштабується? Якщо у Вас мережа магазинів, де багато локацій і на кожній працює свій ФОП-партнер, але це єдиний бізнес – Вам просто необхідно бачити загальну аналітику та спільні залишки товарів без зайвої плутанини.
З DNTrade це вирішується в кілька кліків. Ви створюєте потрібну кількість кас в програмі, і підключаєте до них фіскальні каси ПРРО Checkbox. Усі ці каси прив’язуються до однієї Головної організації. У такому форматі кожен магазин фіскалізує продажі на свого ФОПа, але для Вас — це єдина система.
Це дає змогу централізовано керувати підприємством, аналізувати загальні продажі та легко контролювати весь складський облік.
Фіскалізація онлайн-замовлень: як видавати чеки в інтернет-магазині
Робота з онлайн-продажами має свою специфіку: тут немає звичної черги на касі, а чеки потрібно формувати та відправляти клієнтам дистанційно. Щоб зробити цей процес зручнішим для Вашого бізнесу, ми розробили два інструменти:
- Продаж по чеку на підставі замовлення — це найшвидший метод, який ідеально підходить для 100-відсоткової передоплати (наприклад, оплата через LiqPay чи на рахунок). Коли гроші вже отримано, Ви просто генеруєте чек в один клік на підставі замовлення клієнта.
- Фіскалізація видаткової накладної або замовлення клієнта — це найкраще рішення для роботи з частковою передоплатою, післяплатою — наприклад, через Нову Пошту — або при відтермінуванні платежу. Цей метод дозволяє бездоганно вести облік: система фіксує відвантаження товару зі складу, зберігає історію боргу клієнта і дозволяє фіскалізувати залишок суми саме тоді, коли покупець розраховується.
А як щодо назв оплат при фіскалізації замовлень?
Тут також усе під Вашим контролем. У момент формування чека Ви самостійно обираєте потрібну назву оплати (наприклад, LiqPay, безготівка чи NovaPay). Більше того, якщо у Вашій базі налаштовано декілька фіскальних кас прив’язаних до різних ФОПів, система дозволяє Вам у ручному режимі обрати, через яку саме фіскальну касу провести конкретне замовлення.
DNTrade — універсальне рішення для керування підприємством
DNTrade адаптується під будь-який формат Вашого бізнесу. Завдяки гнучким налаштуванням ми підберемо оптимальний сценарій роботи саме для Вас.
Програма дозволяє швидко фіскалізовувати чеки, автоматично розділяти в одному вікні, поєднувати фізичні магазини та інтернет-продажі, реалізовувати складні структури з декількома ФОПами та щодня заощаджувати Ваш час.
А якщо у Вас виникнуть запитання чи складнощі із самостійним налаштуванням — наша служба підтримки завжди поруч і з радістю допоможе.
Спробуйте безкоштовний тестовий період DNTrade та автоматизуйте Ваш бізнес вже сьогодні!
