Розвиваючи бізнес, власники часто стикаються з проблемою: стара програма обліку вже не може задовольнити нові потреби. Починається пошук сучасніших рішень із ширшим функціоналом. Але тут постає головне питання: як коректно та швидко перенести базу даних?
Ручне перенесення тисяч карток товарів — це тривалий процес, який може зупинити роботу бізнесу. Саме тому критично важливою функцією стає автоматичний імпорт товарів, залишків та клієнтів. У цій статті ми продемонструємо, як швидко та просто перенести Ваші дані у програму обліку DNTrade.
Підготовка до міграції: чек-лист для перевірки ваших даних
При переході на нову програму власників часто зупиняє колосальний обсяг роботи із впровадження та перенесення даних. Проте сучасні інструменти автоматизації дозволяють виконати міграцію швидко, значно скорочуючи поточні витрати на зарплату працівникам та заощаджуючи найцінніше — Ваш час.
Але варто пам’ятати: автоматизація не виправляє помилки в обліку, вона їх переносить. Якщо завантажити некоректні дані, вони залишаться такими ж і в новій системі. Тому перед міграцією важливо підготувати Ваші дані.
Щоб старт у новій програмі був легким, виконайте ці три кроки:
- Позбудьтеся дублів
Якщо Ваша стара програма не обмежувала створення дублів товарів з різними назвами (наприклад, “Молоко” та “молоко 1л”), приберіть зайве. Залиште лише одну актуальну картку для кожного товару, щоб у майбутньому не плутати продавців.
DNTrade допомагає підтримувати ідеальний порядок у Вашому каталозі. Система автоматично блокує появу товарів-двійників, перевіряючи унікальність кожної картки за штрихкодом або комбінацією “Артикул + Назва”.
- Впорядкуйте структуру категорій
Якщо раніше Ви не користувались ієрархією або вона була незручною, саме час це виправити. Розробіть логічне “древо” папок (наприклад: Напої – Кава – Зернова), щоб товари при перенесені одразу розмістилися вірно.
- Проведіть інвентаризацію (Актуалізуйте залишки)
Не переносьте “віртуальні” цифри, які можуть не відповідати реальності. Найкраще провести загальний перерахунок товару в магазині і внести в нову систему вже актуальні, перевірені залишки. Це фундамент для точного обліку в майбутньому.
Зверніть увагу: в програмі DNTrade завантаження карток товарів (номенклатури) та їх кількості (залишків) — це два окремі процеси. Це дає Вам повну свободу: Ви можете провести інвентаризацію коли Вам зручно — як до, так і після імпорту самої бази товарів.
Як перенести дані у DNTrade? 4 автоматичні способи
Отже, ви підготували дані, тож саме час розпочати перехід. Для початку необхідно визначитися, який з інструментів міграції підходить саме у вашому випадку.
Ми пропонуємо 4 варіанти перенесення:
- Імпорт з Excel (універсальний спосіб).
- Імпорт з 1С / BAS (за допомогою нашої спеціальної обробки).
- Імпорт через готові інтеграції (маркетплейси, конструктори сайтів та CMS).
- Завантаження через API DNTrade (для індивідуальних рішень).
Розглянемо детальніше кожен із методів з практичними прикладами.
Імпорт товарів з Excel (XLS/CSV): універсальний спосіб завантаження
Першим розглянемо найбільш універсальний варіант — імпорт з Excel.
Якщо раніше Ви користувались іншою CRM, складською програмою чи навіть просто вели облік у Google Таблицях — цей метод для Вас. Все, що потрібно: експортувати дані зі старої системи, перевірити файл, відформатувати назви колонок згідно з нашим прикладом та завантажити його в DNTrade.
Розглянемо цей процес детальніше, розділивши його на декілька етапів:
Крок 1. Структура каталогу (Категорії)
Перш ніж завантажувати товари, ми радимо імпортувати дерево категорій. Ви можете налаштувати у файлі батьківські та дочірні групи, щоб одразу відтворити зручну для Вас структуру.
Важливо: ми радимо зробити це першим етапом. Якщо Ви завантажите товари без попередньо створеної структури категорій, система створить їх усі на першому рівні (без вкладеності), і Вам доведеться групувати їх вручну.
Крок 2. Завантаження товарів
Якщо структура категорій вже готова або вона Вам не потрібна, можна переходити до наповнення товарами. Система надає розширені можливості імпорту.
Окрім стандартних полів (Назва, Артикул, Ціна), Ви можете перенести всю специфіку Вашого товару:
- Користувацькі поля: перетворити їх на теги (властивості товару) — наприклад: колір, розмір, країна-виробник тощо.
- Медіа та штрихкоди: масово завантажити штрихкоди, посилання на зображення та детальні описи.
- Товари з модифікаціями: завантажити моделі з різними характеристиками (колір, розмір) як один товар, а не створювати зайві дублі в списку.
- Специфічні типи товарів: коректно перенести ваговий товар та налаштувати техкарти для складених товарів (наприклад, рецепт кави та її компонентів).
Крок 3. Внесення початкових залишків
Товари завантажені? Саме час наповнити склади реальними залишками. Алгоритм дій Вам вже знайомий: Ви можете експортувати залишки зі старої програми або (що ми рекомендуємо) провести інвентаризацію і завантажити файл із фактичною кількістю товару.
Ми розуміємо, що при перенесенні тисяч позицій щось можна загубити. Тому, ми додали можливість створювати товари і на цьому етапі:
Якщо у файлі із залишками знайдеться товар, якого ще немає в базі (наприклад, Ви забули його імпортувати на попередньому етапі) — система не проігнорує його і не видасть помилку. Навпаки, програма автоматично розпізнає нові позиції та запропонує миттєво створити картки товарів. Вам залишиться лише вказати для них потрібну категорію. Це гарантує, що жодна одиниця товару не загубиться при переїзді.
Перехід з 1С / BAS
Перехід з облікових систем 1С або BAS часто лякає складністю, але в DNTrade ми зробили цей процес максимально “безболісним”. Вам не потрібно вручну формувати таблиці — ми розробили спеціальний інструмент (зовнішню обробку), який напряму передає дані з Вашої старої програми до нас.
Що Ви отримуєте:
Окрім каталогу товарів (з категоріями та ієрархією), Ви можете одним кліком перенести:
- Актуальні залишки та Роздрібні ціни.
- Базу клієнтів.
- Фінансове сальдо (борги та переплати партнерів).
Вам достатньо завантажити обробку, авторизуватись та обрати потрібні дані — система виконає міграцію автоматично.
Імпорт із маркетплейсів, сайтів, CMS та інтеграція через API
Розглянемо найбільш автоматизований варіант міграції – перенесення через готові інтеграції з маркетплейсами та сайтами.
Якщо у Вас вже є працюючий сайт на CMS, магазин на маркетплейсі або конструкторі сайтів, перенести товари до нас можна за лічені хвилини через автоматизований імпорт.
Чому це зручно? Це найшвидший спосіб, адже він вимагає лише налаштування підключення. Після цього Вам достатньо натиснути одну кнопку — та ініціювати синхронізацію.
Система автоматично зробить всю роботу за Вас:
- Завантажить повне дерево категорій (зі збереженням ієрархії)
- Створить картки товарів з актуальними цінами та зображеннями
При інтеграції з сайтами ми акцентуємо увагу на товарах, але не переносимо залишки з сайтів в програму. Це зроблено для Вашої безпеки, адже цифри на маркетплейсах часто можуть відрізнятися від реальних — особливо, якщо раніше Ви не використовували професійну програму обліку.
Замість того, щоб копіювати потенційні помилки, Ви маєте можливість внести саме актуальні, перевірені дані. Для цього ідеально підійде імпорт через Excel, який ми розглянули вище. Проведіть інвентаризацію, завантажте реальні цифри — і Ви будете впевнені, що Ваша нова система обліку працює з точністю до одиниці.
А вже після внесення коректних даних у DNTrade — ми автоматично вивантажимо актуальні залишки на Ваші сайти та маркетплейси.
Маєте сайт, написаний “з нуля” під замовлення?
Це не перешкода. Ми надаємо відкрите API для розробників. Використовуючи нашу документацію, Ваші технічні спеціалісти зможуть швидко налаштувати обмін даними та завантажити товари в DNTrade.
Почніть роботу в DNTrade вже сьогодні — без рутини та затримок
Ми розуміємо, що перехід на нову систему обліку — це відповідальне рішення, і цей процес хочеться зробити максимально швидким та безпечним. Саме тому в DNTrade ми перетворили складну міграцію на зрозумілий алгоритм дій.
Незалежно від того, де зараз знаходяться Ваші дані — у таблицях Excel, системах 1С/BAS чи на індивідуально розробленому сайті — ми надаємо інструменти для їх автоматичного і безпомилкового перенесення. Це не просто копіювання файлів, а можливість структурувати каталог, актуалізувати залишки та почати роботу з “чистого аркуша” без старих помилок.
Ми взяли всю технічну складність на себе, щоб Ви могли сфокусуватися на головному — розвитку та масштабуванні Вашого бізнесу.
Спробуйте безкоштовний тестовий період DNTrade та автоматизуйте Ваш бізнес вже сьогодні!
